O telefone toca durante uma reunião
Um interessado liga sobre o seu serviço enquanto você está em conversa com outro cliente. Você anota um nome no verso de um cartão de visita e promete retornar a ligação. O papel desaparece numa gaveta — ou pior: você esquece que ele está lá.
A situação
É uma manhã de dia útil. Você está à mesa com um cliente e seu telefone toca. Você não atende, mas vê o número. Mais tarde, entre dois compromissos, escreve o nome e o número de telefone em um Post-it ou no verso de alguma coisa. Pretende retornar a ligação mais tarde no mesmo dia.
O que acontece depois depende inteiramente daquele papelzinho. E de você voltar a encontrá-lo naquela tarde.
O que você faz no Klimosa
Você cria um dossiê na hora — ou assim que tiver um minuto. São três ações:
- Preencher o nome e o número de telefone em um novo contato.
- Registrar o tipo de contato, o orçamento e uma breve nota sobre a conversa no dossiê.
- Criar uma tarefa de follow-up: 'Retornar a ligação', prioridade Alta, prazo amanhã.
É só isso. O dossiê está agora no ambiente compartilhado da sua equipe. A tarefa aparece na lista de tarefas — não só na sua tela, mas também para os seus colegas.
O que acontece depois
Se você não conseguir fazê-lo, um colega vê que há uma tarefa aberta com prioridade Alta e prazo para hoje. Esse colega retorna a ligação. Ninguém precisa perguntar 'você lembra daquele senhor que ligou ontem?' — o contexto está no dossiê.
O momento de contato que você acabou de registrar aparece como primeiro item na linha do tempo deste dossiê. Cada interação seguinte — um agendamento de ligação, uma visita, um e-mail — é adicionada ali em ordem cronológica. Assim, o dossiê se constrói sozinho.
Uma tarefa de follow-up tem uma descrição, uma prioridade (Alta / Normal / Baixa) e um prazo. As tarefas são visíveis para todos na sua equipe com acesso ao dossiê. Uma tarefa marcada como Alta que vence amanhã fica no topo da lista de tarefas compartilhada. Assim você evita que um lead fique esquecido.
Por que isso funciona
O papel era o único vestígio. O dossiê não é. Assim que a informação está compartilhada e pesquisável, duas coisas mudaram: a chance de alguém retornar a ligação é maior, e o contexto dessa conversa está sempre disponível — independentemente de quem ligar.
Situação de exemplo — não é um caso de cliente. Este é o fluxo realmente implementado, não um resultado de cliente.