Telefonul sună în timpul unei întâlniri
O persoană interesată sună în legătură cu serviciul dumneavoastră în timp ce sunteți în discuție cu un alt client. Notați un nume pe spatele unei cărți de vizită și promiteți să sunați înapoi. Biletul dispare într-un sertar — sau mai rău: uitați că se află acolo.
Situația
Este o dimineață de zi lucrătoare. Stați la masă cu un client și vă sună telefonul. Nu răspundeți, dar vedeți numărul. Mai târziu, între două întâlniri, scrieți numele și numărul de telefon pe un Post-it sau pe spatele a ceva. Intenționați să sunați înapoi mai târziu în acea zi.
Ce se întâmplă apoi depinde în întregime de acel bilețel. Și de faptul că îl mai găsiți sau nu în acea după-amiază.
Ce faceți în Klimosa
Creați un dosar pe loc — sau imediat ce aveți un minut liber. Sunt trei acțiuni:
- Completați numele și numărul de telefon într-un contact nou.
- Înregistrați tipul de contact, bugetul și o scurtă notiță despre conversație în dosar.
- Creați o sarcină de follow-up: 'Sunați înapoi', prioritate Ridicată, termen mâine.
Asta este tot. Dosarul se află acum în mediul partajat al echipei dumneavoastră. Sarcina apare în lista de sarcini — nu doar pe ecranul dumneavoastră, ci și pentru colegii dumneavoastră.
Ce se întâmplă apoi
Dacă nu reușiți dumneavoastră, un coleg vede că există o sarcină deschisă cu prioritate Ridicată și termen astăzi. Acel coleg sună înapoi. Nimeni nu trebuie să întrebe 'îți amintești de domnul care a sunat ieri?' — contextul se află în dosar.
Momentul de contact pe care tocmai l-ați înregistrat apare ca primul element pe cronologia acestui dosar. Fiecare interacțiune ulterioară — o programare telefonică, o vizionare, un e-mail — se adaugă acolo în ordine cronologică. Astfel, dosarul se construiește singur.
O sarcină de follow-up are o descriere, o prioritate (Ridicată / Normală / Scăzută) și un termen. Sarcinile sunt vizibile pentru toți membrii echipei dumneavoastră cu acces la dosar. O sarcină setată pe Ridicată care expiră mâine se află în partea de sus a listei comune de sarcini. Astfel preveniți ca un lead să rămână neobservat.
De ce funcționează
Bilețelul era singura urmă. Dosarul nu este. De îndată ce informațiile sunt partajate și pot fi căutate, două lucruri s-au schimbat: șansa ca cineva să sune înapoi este mai mare, iar contextul pentru acea conversație este mereu disponibil — indiferent cine sună.
Situație exemplu — nu un caz de client. Acesta este fluxul implementat efectiv, nu un rezultat al unui client.