Telefon dzwoni podczas spotkania
Zainteresowana osoba dzwoni w sprawie Państwa usługi, gdy rozmawiają Państwo z innym klientem. Zapisują Państwo nazwisko na odwrocie wizytówki i obiecują oddzwonić. Karteczka znika w szufladzie — albo gorzej: zapominają Państwo, że tam leży.
Sytuacja
Jest zwykły poranek w tygodniu. Siedzą Państwo z klientem przy stole i dzwoni telefon. Nie odbierają Państwo, ale widzą numer. Później, między dwoma spotkaniami, zapisują Państwo nazwisko i numer telefonu na karteczce Post-it lub na odwrocie czegokolwiek. Zamierzają Państwo oddzwonić później tego dnia.
To, co dzieje się potem, zależy całkowicie od tej jednej karteczki. I od tego, czy jeszcze tego popołudnia wpadnie Państwu w ręce.
Co robią Państwo w Klimosa
Na miejscu — lub gdy tylko znajdą Państwo wolną minutę — zakładają Państwo kartotekę. To trzy czynności:
- Wpisać imię i nazwisko oraz numer telefonu w nowym kontakcie.
- Zapisać w kartotece typ kontaktu, budżet i krótką notatkę z rozmowy.
- Utworzyć jedno zadanie follow-up: 'Oddzwonić', priorytet Wysoki, termin jutro.
To wszystko. Kartoteka znajduje się teraz we wspólnym środowisku Państwa zespołu. Zadanie pojawia się na liście zadań — nie tylko na Państwa ekranie, lecz także u współpracowników.
Co dzieje się potem
Jeśli nie zdążą Państwo sami, kolega widzi, że otwarte jest zadanie z priorytetem Wysokim i terminem na dziś. Ten kolega oddzwania. Nikt nie musi pytać 'pamiętasz tego pana, który dzwonił wczoraj?' — kontekst jest w kartotece.
Kontakt, który właśnie Państwo zapisali, jest pierwszą pozycją na osi czasu tej kartoteki. Każda kolejna interakcja — umówiona rozmowa telefoniczna, prezentacja, mail — dochodzi tam w porządku chronologicznym. W ten sposób kartoteka buduje się sama.
Zadanie follow-up ma opis, priorytet (Wysoki / Normalny / Niski) i termin. Zadania są widoczne dla wszystkich w Państwa zespole z dostępem do kartoteki. Zadanie z priorytetem Wysokim, którego termin upływa jutro, znajduje się na górze wspólnej listy zadań. W ten sposób zapobiegają Państwo temu, by lead pozostał niezauważony.
Dlaczego to działa
Karteczka była jedynym śladem. Kartoteka nim nie jest. Gdy tylko informacje są udostępnione i możliwe do wyszukania, zmieniają się dwie rzeczy: szansa, że ktoś oddzwoni, jest większa, a kontekst tej rozmowy jest zawsze dostępny — niezależnie od tego, kto dzwoni.
Przykładowa sytuacja — nie case klienta. To rzeczywiście zaimplementowany proces, a nie wynik klienta.