De telefoon gaat tijdens een afspraak
Een geïnteresseerde belt over uw dienst terwijl u in gesprek bent met een andere klant. U noteert een naam op de achterkant van een visitekaartje en belooft terug te bellen. Het briefje verdwijnt in een la — of erger: u vergeet dat het er ligt.
De situatie
Het is een doordeweekse ochtend. U zit met een klant aan tafel en uw telefoon gaat. U neemt niet op, maar ziet het nummer. Later, tussen twee afspraken door, schrijft u de naam en het telefoonnummer op een Post-it of de achterkant van iets. U bent van plan later op de dag terug te bellen.
Wat er daarna gebeurt, hangt volledig af van dat ene papiertje. En van of u het die middag nog tegenkomt.
Wat u in Klimosa doet
U maakt ter plekke — of zodra u even een minuut heeft — een dossier aan. Dat zijn drie handelingen:
- Naam en telefoonnummer invullen in een nieuw contact.
- Type contact, budget en een korte notitie over het gesprek vastleggen op het dossier.
- Één opvolgtaak aanmaken: 'Terugbellen', prioriteit Hoog, deadline morgen.
Dat is alles. Het dossier staat nu in de gedeelde omgeving van uw team. De taak verschijnt in de takenlijst — niet alleen op uw scherm, maar ook voor uw collega's.
Wat er daarna gebeurt
Komt u er zelf niet aan toe, dan ziet een collega dat er een taak open staat met prioriteit Hoog en een deadline van vandaag. Die collega belt terug. Er hoeft niemand te vragen 'weet jij nog van die meneer die gisteren belde?' — de context staat in het dossier.
Het contactmoment dat u zojuist heeft vastgelegd, staat als eerste item op de tijdlijn van dit dossier. Elke volgende interactie — een belafspraak, een bezichtiging, een mail — komt daar in chronologische volgorde bij. Zo bouwt het dossier zichzelf op.
Een opvolgtaak heeft een omschrijving, een prioriteit (Hoog / Normaal / Laag) en een deadline. Taken zijn zichtbaar voor iedereen in uw team met toegang tot het dossier. Een taak die op Hoog staat en morgen verloopt, staat bovenaan de gedeelde takenlijst. Zo voorkomt u dat een lead onopgemerkt blijft liggen.
Waarom dit werkt
Het briefje was het enige spoor. Het dossier is dat niet. Zodra de informatie gedeeld en doorzoekbaar is, zijn twee dingen veranderd: de kans dat iemand terugbelt is groter, en de context voor dat gesprek is altijd beschikbaar — ongeacht wie er belt.
Voorbeeldsituatie — geen klantcase. Dit is de werkelijk geïmplementeerde flow, geen klantresultaat.