Il telefono squilla durante un appuntamento
Un interessato chiama per il Suo servizio mentre Lei è a colloquio con un altro cliente. Annota un nome sul retro di un biglietto da visita e promette di richiamare. Il foglietto sparisce in un cassetto — o peggio: dimentica che è lì.
La situazione
È una mattina feriale. Lei è al tavolo con un cliente e il Suo telefono squilla. Non risponde, ma vede il numero. Più tardi, tra due appuntamenti, scrive il nome e il numero di telefono su un Post-it o sul retro di qualcosa. Ha intenzione di richiamare più tardi in giornata.
Quello che succede dopo dipende interamente da quel foglietto. E dal fatto che Lei lo ritrovi o meno quel pomeriggio.
Cosa fa in Klimosa
Lei crea un dossier sul momento — o appena ha un minuto. Sono tre operazioni:
- Inserire nome e numero di telefono in un nuovo contatto.
- Registrare il tipo di contatto, il budget e una breve nota sulla conversazione nel dossier.
- Creare un'attività di follow-up: 'Richiamare', priorità Alta, scadenza domani.
Questo è tutto. Il dossier si trova ora nell'ambiente condiviso del Suo team. L'attività compare nella lista delle attività — non solo sul Suo schermo, ma anche per i Suoi colleghi.
Cosa succede dopo
Se Lei non riesce a occuparsene, un collega vede che c'è un'attività aperta con priorità Alta e scadenza oggi. Quel collega richiama. Nessuno deve chiedere 'ti ricordi di quel signore che ha chiamato ieri?' — il contesto è nel dossier.
Il momento di contatto che ha appena registrato è il primo elemento sulla cronologia di questo dossier. Ogni interazione successiva — un appuntamento telefonico, una visita, una e-mail — vi si aggiunge in ordine cronologico. Così il dossier si costruisce da solo.
Un'attività di follow-up ha una descrizione, una priorità (Alta / Normale / Bassa) e una scadenza. Le attività sono visibili a tutti i membri del Suo team con accesso al dossier. Un'attività impostata su Alta che scade domani è in cima alla lista condivisa delle attività. Così evita che un lead resti inosservato.
Perché funziona
Il foglietto era l'unica traccia. Il dossier non lo è. Non appena le informazioni sono condivise e ricercabili, due cose sono cambiate: la probabilità che qualcuno richiami è maggiore e il contesto per quella conversazione è sempre disponibile — indipendentemente da chi chiama.
Situazione di esempio — non un caso cliente. Questo è il flusso realmente implementato, non un risultato di un cliente.