Le téléphone sonne pendant un rendez-vous
Un prospect intéressé appelle au sujet de votre service pendant que vous êtes en entretien avec un autre client. Vous notez un nom au dos d'une carte de visite et promettez de rappeler. Le papier disparaît dans un tiroir — ou pire : vous oubliez qu'il s'y trouve.
La situation
C'est un matin de semaine. Vous êtes à table avec un client et votre téléphone sonne. Vous ne répondez pas, mais vous voyez le numéro. Plus tard, entre deux rendez-vous, vous notez le nom et le numéro de téléphone sur un Post-it ou au dos de quelque chose. Vous comptez rappeler plus tard dans la journée.
Ce qui se passe ensuite dépend entièrement de ce petit papier. Et du fait que vous le retrouviez ou non cet après-midi-là.
Ce que vous faites dans Klimosa
Vous créez un dossier sur place — ou dès que vous avez une minute. Cela représente trois actions :
- Saisir le nom et le numéro de téléphone dans un nouveau contact.
- Enregistrer le type de contact, le budget et une courte note sur l'entretien dans le dossier.
- Créer une tâche de suivi : 'Rappeler', priorité Haute, échéance demain.
C'est tout. Le dossier se trouve désormais dans l'environnement partagé de votre équipe. La tâche apparaît dans la liste des tâches — pas seulement sur votre écran, mais aussi pour vos collègues.
Ce qui se passe ensuite
Si vous n'y arrivez pas vous-même, un collègue voit qu'une tâche est ouverte avec la priorité Haute et une échéance aujourd'hui. Ce collègue rappelle. Personne n'a besoin de demander 'tu te souviens de ce monsieur qui a appelé hier ?' — le contexte est dans le dossier.
Le contact que vous venez d'enregistrer figure comme premier élément sur la chronologie de ce dossier. Chaque interaction suivante — un rendez-vous téléphonique, une visite, un e-mail — s'y ajoute par ordre chronologique. Le dossier se construit ainsi de lui-même.
Une tâche de suivi comporte une description, une priorité (Haute / Normale / Basse) et une échéance. Les tâches sont visibles par tous les membres de votre équipe ayant accès au dossier. Une tâche en priorité Haute qui arrive à échéance demain figure en haut de la liste de tâches partagée. Vous évitez ainsi qu'un lead reste sans suite.
Pourquoi cela fonctionne
Le papier était la seule trace. Le dossier, lui, ne l'est pas. Dès que l'information est partagée et consultable, deux choses ont changé : la probabilité que quelqu'un rappelle est plus grande, et le contexte de cet entretien est toujours disponible — quel que soit l'appelant.
Exemple de situation — pas un cas client. Il s'agit du flux réellement implémenté, pas d'un résultat client.