Suena el teléfono durante una cita
Un interesado llama por su servicio mientras usted está en una conversación con otro cliente. Anota un nombre en el reverso de una tarjeta de visita y promete devolver la llamada. La nota desaparece en un cajón — o peor: olvida que está ahí.
La situación
Es una mañana entre semana. Usted está sentado a la mesa con un cliente y suena su teléfono. No contesta, pero ve el número. Más tarde, entre dos citas, escribe el nombre y el número de teléfono en un Post-it o en el reverso de cualquier cosa. Tiene la intención de devolver la llamada más tarde ese día.
Lo que ocurre después depende por completo de ese papelito. Y de si usted vuelve a encontrarlo esa tarde.
Lo que usted hace en Klimosa
Usted crea un expediente en el momento — o en cuanto tenga un minuto. Son tres acciones:
- Introducir el nombre y el número de teléfono en un nuevo contacto.
- Registrar el tipo de contacto, el presupuesto y una breve nota sobre la conversación en el expediente.
- Crear una tarea de seguimiento: 'Devolver la llamada', prioridad Alta, fecha límite mañana.
Eso es todo. El expediente está ahora en el entorno compartido de su equipo. La tarea aparece en la lista de tareas — no solo en su pantalla, sino también para sus compañeros.
Lo que ocurre después
Si usted no llega a hacerlo, un compañero ve que hay una tarea abierta con prioridad Alta y fecha límite hoy. Ese compañero devuelve la llamada. Nadie tiene que preguntar '¿te acuerdas de ese señor que llamó ayer?' — el contexto está en el expediente.
El contacto que acaba de registrar aparece como primer elemento en la cronología de este expediente. Cada interacción posterior — una cita telefónica, una visita, un correo — se añade allí en orden cronológico. Así, el expediente se construye solo.
Una tarea de seguimiento tiene una descripción, una prioridad (Alta / Normal / Baja) y una fecha límite. Las tareas son visibles para todos los miembros de su equipo con acceso al expediente. Una tarea con prioridad Alta que vence mañana aparece en lo alto de la lista de tareas compartida. Así evita que un lead quede desatendido.
Por qué funciona
La nota era el único rastro. El expediente no lo es. En cuanto la información está compartida y es localizable, han cambiado dos cosas: la probabilidad de que alguien devuelva la llamada es mayor, y el contexto de esa conversación está siempre disponible — independientemente de quién llame.
Situación de ejemplo — no es un caso de cliente. Este es el flujo realmente implementado, no un resultado de cliente.