Το τηλέφωνο χτυπά κατά τη διάρκεια ενός ραντεβού
Ένας ενδιαφερόμενος τηλεφωνεί για την υπηρεσία σας ενώ βρίσκεστε σε συνομιλία με άλλον πελάτη. Σημειώνετε ένα όνομα στο πίσω μέρος μιας επαγγελματικής κάρτας και υπόσχεστε να καλέσετε πίσω. Το σημείωμα χάνεται σε ένα συρτάρι — ή χειρότερα: ξεχνάτε ότι βρίσκεται εκεί.
Η κατάσταση
Είναι ένα πρωινό καθημερινής. Κάθεστε στο τραπέζι με έναν πελάτη και το τηλέφωνό σας χτυπά. Δεν απαντάτε, αλλά βλέπετε τον αριθμό. Αργότερα, ανάμεσα σε δύο ραντεβού, γράφετε το όνομα και τον αριθμό τηλεφώνου σε ένα Post-it ή στο πίσω μέρος κάποιου χαρτιού. Σκοπεύετε να καλέσετε πίσω αργότερα μέσα στην ημέρα.
Το τι θα συμβεί στη συνέχεια εξαρτάται εξ ολοκλήρου από εκείνο το χαρτάκι. Και από το αν θα το ξαναβρείτε εκείνο το απόγευμα.
Τι κάνετε στο Klimosa
Δημιουργείτε έναν φάκελο επί τόπου — ή μόλις βρείτε ένα λεπτό. Πρόκειται για τρεις ενέργειες:
- Συμπληρώστε το όνομα και τον αριθμό τηλεφώνου σε μια νέα επαφή.
- Καταχωρίστε στον φάκελο τον τύπο επαφής, τον προϋπολογισμό και μια σύντομη σημείωση για τη συνομιλία.
- Δημιουργήστε μία εργασία παρακολούθησης: 'Επιστροφή κλήσης', προτεραιότητα Υψηλή, προθεσμία αύριο.
Αυτό είναι όλο. Ο φάκελος βρίσκεται τώρα στο κοινόχρηστο περιβάλλον της ομάδας σας. Η εργασία εμφανίζεται στη λίστα εργασιών — όχι μόνο στην οθόνη σας, αλλά και για τους συναδέλφους σας.
Τι συμβαίνει στη συνέχεια
Αν δεν προλάβετε εσείς, ένας συνάδελφος βλέπει ότι υπάρχει ανοιχτή εργασία με προτεραιότητα Υψηλή και προθεσμία σήμερα. Εκείνος ο συνάδελφος καλεί πίσω. Κανείς δεν χρειάζεται να ρωτήσει 'θυμάσαι εκείνον τον κύριο που τηλεφώνησε χθες;' — το πλαίσιο βρίσκεται στον φάκελο.
Η επαφή που μόλις καταχωρίσατε εμφανίζεται ως πρώτο στοιχείο στο χρονολόγιο αυτού του φακέλου. Κάθε επόμενη αλληλεπίδραση — ένα τηλεφωνικό ραντεβού, μια επίσκεψη, ένα e-mail — προστίθεται εκεί με χρονολογική σειρά. Έτσι, ο φάκελος χτίζεται μόνος του.
Μια εργασία παρακολούθησης έχει περιγραφή, προτεραιότητα (Υψηλή / Κανονική / Χαμηλή) και προθεσμία. Οι εργασίες είναι ορατές σε όλους στην ομάδα σας με πρόσβαση στον φάκελο. Μια εργασία με προτεραιότητα Υψηλή που λήγει αύριο βρίσκεται στην κορυφή της κοινής λίστας εργασιών. Έτσι αποτρέπετε να μείνει ένα lead απαρατήρητο.
Γιατί λειτουργεί
Το σημείωμα ήταν το μοναδικό ίχνος. Ο φάκελος δεν είναι. Μόλις οι πληροφορίες είναι κοινόχρηστες και αναζητήσιμες, δύο πράγματα έχουν αλλάξει: η πιθανότητα να καλέσει κάποιος πίσω είναι μεγαλύτερη, και το πλαίσιο για εκείνη τη συνομιλία είναι πάντα διαθέσιμο — ανεξάρτητα από το ποιος καλεί.
Παράδειγμα κατάστασης — όχι περίπτωση πελάτη. Αυτή είναι η πραγματικά υλοποιημένη ροή, όχι αποτέλεσμα πελάτη.