Das Telefon klingelt während eines Termins
Ein Interessent ruft wegen Ihrer Dienstleistung an, während Sie im Gespräch mit einem anderen Kunden sind. Sie notieren einen Namen auf der Rückseite einer Visitenkarte und versprechen, zurückzurufen. Der Zettel verschwindet in einer Schublade — oder schlimmer: Sie vergessen, dass er dort liegt.
Die Situation
Es ist ein Werktagmorgen. Sie sitzen mit einem Kunden am Tisch und Ihr Telefon klingelt. Sie gehen nicht ran, sehen aber die Nummer. Später, zwischen zwei Terminen, schreiben Sie den Namen und die Telefonnummer auf ein Post-it oder die Rückseite von irgendetwas. Sie haben vor, im Laufe des Tages zurückzurufen.
Was danach passiert, hängt vollständig von diesem einen Zettel ab. Und davon, ob er Ihnen an diesem Nachmittag noch einmal in die Hände fällt.
Was Sie in Klimosa tun
Sie legen vor Ort — oder sobald Sie eine Minute Zeit haben — ein Dossier an. Das sind drei Handlungen:
- Name und Telefonnummer in einem neuen Kontakt eintragen.
- Kontakttyp, Budget und eine kurze Notiz zum Gespräch im Dossier festhalten.
- Eine Folgeaufgabe anlegen: 'Zurückrufen', Priorität Hoch, Frist morgen.
Das ist alles. Das Dossier befindet sich jetzt in der gemeinsamen Umgebung Ihres Teams. Die Aufgabe erscheint in der Aufgabenliste — nicht nur auf Ihrem Bildschirm, sondern auch für Ihre Kollegen.
Was danach passiert
Kommen Sie selbst nicht dazu, sieht ein Kollege, dass eine Aufgabe mit Priorität Hoch und Frist heute offen ist. Dieser Kollege ruft zurück. Niemand muss fragen 'weißt du noch, der Herr, der gestern angerufen hat?' — der Kontext steht im Dossier.
Der Kontaktmoment, den Sie soeben festgehalten haben, steht als erster Eintrag auf der Zeitleiste dieses Dossiers. Jede weitere Interaktion — ein Telefontermin, eine Besichtigung, eine E-Mail — kommt dort in chronologischer Reihenfolge hinzu. So baut sich das Dossier von selbst auf.
Eine Folgeaufgabe hat eine Beschreibung, eine Priorität (Hoch / Normal / Niedrig) und eine Frist. Aufgaben sind für alle in Ihrem Team mit Zugriff auf das Dossier sichtbar. Eine Aufgabe mit Priorität Hoch, die morgen fällig ist, steht ganz oben in der gemeinsamen Aufgabenliste. So verhindern Sie, dass ein Lead unbemerkt liegen bleibt.
Warum das funktioniert
Der Zettel war die einzige Spur. Das Dossier ist das nicht. Sobald die Informationen geteilt und durchsuchbar sind, haben sich zwei Dinge geändert: Die Chance, dass jemand zurückruft, ist größer, und der Kontext für dieses Gespräch ist immer verfügbar — unabhängig davon, wer anruft.
Beispielsituation — kein Kundencase. Dies ist der tatsächlich implementierte Ablauf, kein Kundenergebnis.